Heinrich von Stephan fing seine Laufbahn als einfacher Postschreiber an. Bereits 1866 war er mit der Verstaatlichung der Thurn-und-Taxis-Post durch den preußischen Staat betraut. Er wurde 1870 Generalpostdirektor des Norddeutschen Bundes, 1876 Generalpostmeister des Deutschen Reiches, 1880 Staatssekretär des Reichspostamts und 1895 preußischer Staatsminister.

Über das in 17 Postgebiete zerteilte Deutschland hat Heinrich von Stephan ein einheitliches Porto durchgesetzt. Sein Hang zur Standardisierung und internationalem Weitblick wird ebenso durch die Vereinigung des Post- und Telegraphiewesens deutlich, als auch durch die Gründung des Weltpostvereins 1874 durch die von ihm initiierte internationale Postkonferenz von Bern. Er führte nach seiner Ernennung zu dem Generalpostdirektor durch Bismarck die Postkarte als knappe Form der persönlichen Mitteilung ein. Dabei wurde sie zunächst als Feldpostkarte in dem deutsch-französischen Krieg 1870/71 massenhaft benutzt. Ebenso wird ihm die Einführung des Fernsprechers zugeschrieben. Die Post expandierte u. a. durch die Übernahme der Reichsdruckerei 1879 weiter.

• Stephanstraße in Berlin
• Stephanstraße in Frankfurt am Main
• Heinrich-von-Stephan-Straße in Salzgitter
• Heinrich-von-Stephan-Straße in Bonn (ehemaliger Sitz des Bundesministeriums für Post- und Fernmeldewesen)
• Er ist außerdem Ehrenbürger der Stadt Köln und der Stadt Dortmund.